O Plenário do Tribunal de Contas do Estado do Piauí aprovou a proposta das Diretorias de Fiscalização da Administração Estadual, Municipal e Especializadas, para a instrumentalização de medidas com o intuito de viabilizar que a solicitação de documentos e/ou processos, bem como o respectivo envio dos documentos pelos jurisdicionados, sejam realizados através dos sistemas corporativos do TCE-PI.

A decisão nº 395/20-E visa garantir a continuidade das ações de controle externo realizadas pelo TCE/PI, apesar da situação de emergência de saúde pública em decorrência da COVID-19 e seus desdobramentos.

A partir de 27 de maio de 2020, o TCE/PI adotará como um dos meios de comunicação com seus jurisdicionados o Sistema de Cadastro de Avisos, possibilitando que toda e qualquer comunicação e/ou solicitação oriundas das ações de controle externo possam ser enviadas pelo referido sistema, sendo recebidas pelos respectivos destinatários na tela de avisos do Sistema Documentação Web.

Os gestores e/ou representantes legalmente constituídos devem se cadastrar como usuários do sistema Documentação Web até o dia 04.06.2020. O e-mail informado pelo gestor, no momento do seu cadastro, será reconhecido pelo TCE como e-mail oficial de comunicação com o jurisdicionado.

 As comunicações e/ou solicitações encaminhadas serão consideradas como recebidas após 05 (cinco) dias úteis da data do seu envio.

As respostas às solicitações de documentos deverão ser enviadas eletronicamente, em formato PDF PESQUISÁVEL, pelo sistema Documentação Web, obedecendo aos seguintes parâmetros:

• o usuário deve selecionar o exercício “ano em curso” (Ex: 2020);
• a referência “avulsa”;
• o tipo de prestação de contas “Resposta à Solicitação de Documentos”, colocando no campo Observações o número da solicitação do TCE.

A documentação enviada pelos jurisdicionados como resposta à solicitação do TCE, para que seja considerada entregue, deve ser assinada pelo responsável ou por representante legalmente constituído, por meio de certificado digital, com a identificação dos documentos que estão sendo enviados para posterior verificação.

“Com a adoção desse novo formato de solicitação e recebimento de documentos de forma eletrônica, o TCE-PI avança no aperfeiçoamento de suas ações de controle externo, contribuindo para a minimização dos riscos de contágio de servidores e jurisdicionados pelo novo coronavírus”, enfatizou o presidente Conselheiro Abelardo Vilanova.

Os órgãos da Administração Direta e Indireta Estadual que já utilizem o SEI (Sistema Eletrônico de Informações) como sistema oficial de gestão de documentos, a disponibilização dos documentos solicitados por esta Corte de Contas poderá ser realizada através do próprio SEI.

Para tanto, faz-se necessário que a SEADPREV, órgão gestor do SEI, realize o credenciamento dos servidores desta Corte de Contas, como usuário externo, no referido sistema de forma a garantir o acesso (com perfil apenas de consulta) aos documentos e processos administrativos solicitados.

A decisão também recomenda que a SEADPREV priorize a implantação do SEI na Secretaria de Estado da Saúde do Piauí. Confira a decisão na íntegra.